Règlement intérieur

Le règlement intérieur s’impose aux membres adhérentes et adhérents (ci-après les « Membres ») de l’Association des Herboristeries de France (ci-après l’” Association”), association soumise à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901. Quelles que soient les personnes morales au sein desquelles elles/ils exercent, les Membres personnes physiques ne sauraient considérer cette circonstance comme les dispensant à titre personnel de leurs obligations en vertu de la présente charte.

Conformément à ses statuts, l’Association veille au respect de ces dispositions.

PREAMBULE

Le présent règlement intérieur est destiné à compléter les statuts de l’Association et à en fixer les divers points non précisés. Il est transmis à l’ensemble des Membres, auxquels il s’applique, et est annexé aux statuts de l’Association.

Les stipulations de ce règlement intérieur doivent être interprétées à la lumière des statuts de l’Association et en cas de contradiction, les Statuts s’appliquent en priorité.

PRÉSENTATION DE L’ASSOCIATION

L’Association des Herboristeries de France ou AHF est une association loi 1901 à but non lucratif fondée et déclarée au Journal Officiel le 5 décembre 2023.

Elle est gérée par le Collège des Représentant(e)s* composé des administrateurices élu(e)s par l’Assemblée Générale.

*Les membres du collège des représentant(e)s sont bénévoles et assurent la gestion et la direction de l’Association

ENGAGEMENTS

Article 1 

Chaque membre s’engage à respecter la Charte de déontologie de l'association ainsi que le présent Règlement intérieur et le Guide des Bonnes Pratiques établi par l’Association.

Article 2 

Chaque Membre s’engage à entretenir, actualiser et perfectionner ses connaissances en herboristerie dans le cadre d’un développement professionnel continu (étude de cas, mise en situation, supervision, lecture d’études scientifiques…).

Article 3 

Chaque Membre s’engage à ne se soumettre à aucune contrainte financière, commerciale, technique ou morale, de quelque nature que ce soit, qui serait susceptible de porter atteinte à son indépendance dans l’exercice de son activité.

Article 4

Chaque Membre s’engage à respecter la loi, notamment à ne pas pratiquer d’exercice illégal de la médecine, de la pharmacie ou toute autre profession de santé réglementée.

Article 5

Tous les Membres s’engagent à faire preuve de loyauté et de solidarité les un.es envers les autres (notamment s’abstenir de toute concurrence déloyale) et à ne pas déconsidérer les autres professions de l’herboristerie. 

Article 6

Chaque Membre personne morale s’engage à informer l’Association en cas de cessation ou modification d’activité, transfert des locaux ou reprise par un tiers. Ledit Membre pourra se voir déchoir de son statut de Membre si ces modifications font qu’il ne remplit plus les conditions d’adhésion de l’article 5 des statuts de l’Association.

Article 7

Chaque Membre s’engage à ne pas s’exprimer au nom de l’Association, sauf si elle/il est expressément autorisé à le faire.

Article 8

Dans le cas où la/le Membre mettrait à disposition d’un tiers, à titre gratuit ou onéreux, tout ou une partie de ses locaux professionnels pour l’exercice d’une autre activité, la/le Membre s’engage à ce que cela ne nuise pas aux valeurs énoncées dans la Charte de Déontologie.

Article 9

Chaque Membre est autorisé à utiliser le logo et le nom de l’Association sur ses sites internet, réseaux sociaux (avec lien de renvoi vers le site de l’Association) et en affichage en point de vente. Il est en revanche interdit d’utiliser les logo et noms de l'Association sur des produits ou services.

CONDITIONS D'ADHÉSION

I) Collège 1 

Personnes physiques et personnes morales travaillant en herboristerie dite de comptoir en France, répondant aux critères mentionnés dans les statuts, et à jour de leur cotisation.

2) Les personnes physiques, répondant aux critères de formation et d’expérience mentionnés dans les Statuts et en cours de création d’une herboristerie peuvent demander une adhésion anticipée au Collège 1 au plus tôt douze (12) mois avant la création effective de leur herboristerie. 

Pour ce faire, elles devront justifier de leur formation / expérience conformément à l’article 5.3 des Statuts, mais aussi de la solidité de leur projet en accord avec les valeurs de l’Association. Cette adhésion devra être validée par le Collège des Représentant(e)s et se fera au tarif “personne physique”, qui sera complétée du reliquat du tarif “personne morale” dans les trois (3) mois suivant la création de l’entreprise.

3) Conformément à l’article 5.3 des statuts, les personnes souhaitant adhérer sans répondre aux critères de formation/expérience devront présenter un dossier de candidature et passer un test de compétence. 

Ce dossier devra a minima comprendre un C.V. et une lettre de motivation ainsi que les justificatifs de toute formation ou expérience pertinente. Il pourra aussi y être joint tout autre document que le/la candidat(e) trouvera pertinent. Ce dossier sera étudié par le Collège des Représentant(e)s ou toutes personnes désignées par lui, dans un délai de 3 mois maximum.

Si le dossier est retenu, le/la candidat(e) devra passer un test oral d’une heure comprenant deux études de cas suivi de questions par un jury composé d’au moins deux Membres du Collège 1 et/ou de membres d’une association représentant une autre profession de l’herboristerie (par exemple FFEH, Guilde des Praticien.nes, SIMPLES, APH, etc), désignées par le Collège des Représentant(e)s.

A l'issue de ce test oral, le jury rendra une décision communiquée au candidat dans les sept (7) jours ouvrés. Si la décision est favorable, le/la candidate pourra adhérer en payant la cotisation correspondante et sera tenue aux mêmes droits et engagements que tout autre Membres du Collège 1. Si la décision est défavorable, l’adhésion en tant que membre du Collège 1 est refusée mais le/la candidat(e) reste libre de prendre une adhésion au Collège 2 (membres sympathisants).

4) Tout(e) candidat(e) à l’adhésion qui a fait une formation autre que celles expressément citées dans les Statuts pourra adhérer comme Membre du Collège 1 si sa formation a été faite au sein d’une école d’herboristerie d’un pays étranger dont la qualité de l’enseignement est au moins équivalente.  

Au jour de la création de l’Association, les formations étrangères jugées suffisantes sont les suivantes:

• formations reconnue par l'American Herbalist Guild

• formations reconnue par le National Institute of Medical Herbalists

• formations reconnue par la Guilde des Herboristes du Québec

Pour toute autre formation le/la candidat(e) devra en justifier le curriculum et le Collège des Représentant(e)s ou toutes autres personnes désignées par lui seront libres d’évaluer si elle est équivalente à celles mentionnées dans les Statuts ou ce Règlement. En cas de doute, il pourra être demandé au candidat(e) de passer un test oral identique à celui prévu à l’alinéa 3 ci-dessus.

II) Collège 2

Ce collège comprend les membres sympathisant(e)s définis dans les Statuts, donc  toute autre personne physique ou morale souhaitant soutenir les activités des herboristes de comptoir et à jour de sa cotisation “sympathisant.e”.

L’adhésion est nominative et valable du 1er janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N+1.

COTISATION

Les cotisations sont votées tous les ans lors de l’Assemblée Générale Ordinaire.

Au jour de la création de l’Association, elles ont été établies comme suit: 

Catégories:

• Nouvelle entreprise (0-3 ans): 50 €

• Entreprise (> 3 ans): 150 €

• Sympathisant: à partir de 5€

• Salarié (nom-propre): 20€

• Don libre: à partir de 1€

La cotisation doit être réglée directement sur le site partenaire HelloAsso, dans les conditions prévues par ce site.

Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année, pour quel que motif que ce soit.

Cette cotisation devra ensuite être versée tous les ans par les Membres, afin de réitérer leur adhésion à l’Association.

Chaque Membre sera avisé/e chaque année de la nécessité de renouveler sa cotisation. Sans paiement de celle-ci dans un délai d’un mois, le Membre concerné sera radié de plein droit de l’Association.

Les Membres d’honneurs sont, en raison de leurs qualités, compétences ou de leurs actions favorables à l’Association, dispensés de verser une cotisation.

ORGANES ET FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION

1/ Collège des Représentant(e)s

Il comprend les membres fondatrices et toute personne élue par l’Assemblée Générale. Il veille à l’organisation, la gestion administrative et comptable conformément aux Statuts. Il se réunit régulièrement selon un calendrier établi et aussi souvent que nécessaire.

En sus de ses activités courantes d’organisation et de gestion, le Collège des Représentant(e)s valide les demandes d’adhésion au Collège 1 de l’Association, pour garantir notamment le respect des critères d’adhésions.

Toute adhésion au Collège 1 nécessite la validation d’au minimum deux (2) des membres du Collège des Représentant(e)s sauf les adhésions sur dossier, c’est-à-dire: 

• celles des personnes physiques en cours de création d'herboristerie et 

• celles devant justifier de leur compétences en vertu de l’article 5.3 (dernier point relatif aux membres professionnels personnes physiques),   qui devront alors être validées par la majorité des membres du Collège des Représentant(e)s. 

Le Collège des Représentant(e)s peut déléguer cette mission de validation des candidatures. A cette fin, il pourra créer une commission spéciale, en tant que de besoin, composée de membres du Collège des Représentant(e)s et/ou, membres du Collège 1 et/ou membres d’une association représentant une autre profession de l’herboristerie (par exemple FFEH, Guilde des Praticien.nes, SIMPLES, APH, etc). Cette commission devra comporter au moins quatre (4) membres. 

2/ Comité d’éthique

Un comité d’éthique est créé par le Collège des Représentant(e)s, comprenant des membres du Collège 1 et/ou membres d’une association représentant une autre profession de l’herboristerie (par exemple FFEH, Guilde des Praticien.nes, SIMPLES, APH, etc). Ce comité peut comporter autant de membres que le Collège des Représentant(e)s le juge nécessaire, et au minimum trois (3) membres.

Le but de ce comité est de procéder une fois par an à l’audit de 4 Membres du Collège 1, tirées au sort et n’ayant pas déjà fait l’objet d’une telle procédure dans les trois (3) années précédentes, afin de vérifier leur conformité aux règles déontologiques de l’Association et le respect des Statuts et du présent Règlement.

Chaque Membre audité se verra notifier par écrit de la date de l’audit au moins dix (10) jours ouvrés avant le déroulé de celui-ci. Pendant l’audit, chaque Membre audité s’engage à communiquer tout document et information permettant le bon déroulé de celui-ci, y compris de permettre à tous.tes salarié(e)s s’il/elle le souhaite ou sur demande du comité, de pouvoir s’entretenir en privé avec le comité.

L’Association s’engage à conserver confidentielle toute information, et notamment toute information de nature commerciale, dont elle-même, ses membres ou ses représentant(e)s pourraient être amenés à avoir connaissance dans le cadre de ces audits. 

Dans le mois suivant la tenue de chaque audit, le comité d’éthique rédige un rapport qui est communiqué au Membre audité. Si ce rapport fait état de manquements, il pourra être décidé par le comité d’éthique, après avis du Collège des Représentant(e)s, d’exclure le Membre audité de l’Association.

Ce dernier dispose d’un délai d’un (1) mois pour demander des modifications ou contester ce rapport. Au-delà de ce délai, l’exclusion est réputée acquise.

Le bilan annuel du comité d’éthique est présenté aux Membres lors de l'Assemblée Générale Ordinaire.

3/ Cellule d’accompagnement

Une cellule d’accompagnement, composée de membres du Collège 1 volontaires, est mise en place pour accompagner des porteur.ses de projets qui en font la demande. 

Tout Membre faisant partie de la cellule d’accompagnement s’engage à s’y connecter au moins une (1) fois par semaine pour répondre aux éventuel(le)s porteur(se)s de projet. 

A leur discrétion, ces Membres pourront communiquer leurs coordonnées téléphoniques ou prévoir des rendez-vous physiques avec un ou des porteur(se)s de projet. Dans ce cas, ils/ elles devront en rendre compte par écrit à l’Association.

Le bilan annuel de la cellule d’accompagnement est présenté aux Membres lors de l’Assemblée Générale Ordinaire. 

4/ Analyse de pratique

Il s’agit d’une réunion de revue par les pairs dont l’objectif est de travailler des étude de cas, pour maintenir le professionnalisme des Membres et s’interroger, partager, challenger les cas terrain ainsi que s’informer et partager sur les dernières tendances, demandes, remontées des client/es.

L’analyse de pratique aura lieu en présentiel ou à distance une fois tous les deux mois. Les Membres seront informé/es en amont de la date de tenue de cette réunion et il est attendu de chaque Membre qu’il/elle participe au moins deux fois par an à l’analyse de pratique.

Chaque Membre est tenu/e déontologiquement de s’assurer de l’anonymat des cas qu’il/elle choisit de partager. En tout état de cause, chaque Membre participant à l’analyse de pratique doit conserver la confidentialité des informations partagées. 

DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES

Les Membres peuvent prendre part aux projets et participer à l’ensemble des activités proposées par l’Association, dans la limite, le cas échéant, du nombre de places disponibles. Certaines activités, comme par exemple l’analyse de pratique, peuvent faire l’objet d’une obligation de présence.

Les Membres s’engagent à respecter les locaux et le matériel qui pourrait leur être mis à disposition par l’Association.

Les Membres s’engagent à ne pas causer de préjudice moral ou matériel à l’Association ou à d’autres Membres.

Chaque Membre du Collège 1 a le droit et le devoir de participer ou d’être représenté/e aux Assemblées Générales de l’Association, avec voix délibérative. Chaque Membre est également éligible au Collège des Représentant/es à condition d’être à jour de sa cotisation.

ACTIVITES DE L’ASSOCIATION

Les activités de l’Association se déroulent conformément aux Statuts et au présent règlement intérieur, qui s’impose à l’ensemble des Membres ainsi qu’aux bénévoles.

Pendant les activités organisées par l’Association, les Membres sont tenus de respecter en toutes circonstances les règles de sécurité prévues par l’Association et à se conformer aux consignes des bénévoles. A défaut, la responsabilité de l’Association ne saurait être engagée.

Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles qui peuvent notamment exclure ou interdire l’accès à tout/e Membre ne respectant pas les règles de sécurité et de comportement en vigueur au sein de l’Association.

Il est demandé à chaque Membre de souscrire une assurance personnelle  en vue des activités de l’Association.

CONFIDENTIALITÉ

La liste de l’ensemble des Membres est strictement confidentielle. Chaque Membre s’engage à ne pas divulguer à autrui les coordonnées et autres informations personnelles des autres Membres qu’il/elle a connu par le biais de son adhésion à l’Association.

CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Dans les conditions définies par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, les personnes physiques disposent d'un droit d'accès aux données les concernant, de rectification, d'interrogation, de limitation, de portabilité et d'effacement, en faisant une demande écrite à l’Association des Herboristeries de France par courrier postal à l'adresse suivante : Association des Herboristeries de France, 20 rue de cotte, 75012 Paris, accompagnée d'une copie d'un titre d'identité signé.

L’Association s’engage à garantir la confidentialité des Données Personnelles et Données de Navigation traitées sur son site en ne permettant l'accès ou la communication de celles-ci qu’aux seules personnes dûment autorisées et qui justifient, en tout état de cause, d’une nécessité, au regard de leurs fonctions, à y avoir accès ou d’en avoir communication pour les besoins de la bonne gestion de l’Association. 

Les données personnelles récoltées ne seront ni vendues ni communiquées à des entités extérieures à l’Association, sauf si cela entre dans le cadre d’une obligation légale.

MODIFICATIONS DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le présent règlement intérieur peut être modifié à tout moment sur décision du Collège des Représentant/es ou par l’Assemblée Générale ordinaire, à la majorité des Membres.

Fait à Paris, le 26/09/2024